Membuat Mailings Sederhana Pada Dokumen Word

Penggunaan Mailings untuk memasukkan data dalam jumlah banyak dengan menggunakan satu data inti, masih sangat diperlukan. Karena pentingnya inilah, pekerjaan dapat diselesaikan dengan cepat.

Sobat tentu sudah banyak mengetahui akan kegunaan mailings ini. Di dunia pendidikan terutama di sekolah, kegunaan mailings di antaranya untuk surat menyurat, membuat kartu ujian, data penerima beasiswa, dan lain sebagainya.

Pada kesempatan kali ini, saya akan memberi contoh penerapan mailings pada data kartu ujian semesteran. Hal ini didasarkan pada pengalaman saat seorang teman hendak membuat kartu ujian, tanpa harus memasukkan data satu per satu dalam kartu.

Pertama yang harus sobat lakukan adalah membuat data di Microsoft word dan excel. Data di Microsoft word, dijadikan file inti. Sedangkan data dari Microsoft excel berisi kumpulan data-data yang nantinya akan kita masukkan ke file word.

Selanjutnya, kita buat data di Microsoft excel. Sebagai contoh bisa diperhatikan pada gambar berikut.

Setelah sobat membuat data di excel, jangan lupa di simpan. Simpan di folder mana pun,  kiranya sobat mudah menemukannya.

Setelah data di Microsoft excel selesai dibuat, kita kembali fokus pada file word. Perhatikan gambar.

Pada gambar tersebut, langkah yang perlu dilakukan adalah dengan klik mailings, kemudian select recipient, use existing list… selanjutnya sobat akan menemukan tampilan layar seperti berikut.

Silakan sobat cari file yang tadi sudah dibuat.

Setelah sobat menemukan datanya, silakan klik filenya, lalu open.

Selanjutnya sobat akan menjumpai tampilan layar seperti ini.

Silakan sobat klik sheet di mana data excel dibuat. Disarankan di awal membuat data, agar meminimalisir sheet, agar sobat tidak kebingungan sheet mana yang perlu ditindaklanjuti. Setelah menemukan datanya, silakan klik OK. Jangan lupa kotak kecil paling bawah, dicentang.

Selanjutnya yang harus sobat lakukan adalah memasukkan datanya. Perhatikan gambar berikut.

Silakan sobat klik menu insert merge field. Sobat akan menemukan data-data yang akan dimasukkan. Silakan sobat klik data di word yang akan dimasukkan dari menu insert merge field. Pada gambar saya contohkan Nama, NIS, dan No. Peserta. Semisal, arahkan kursor mouse sobat pada nama. Klik NAMA pada  menu insert merge field. Begitu pun seterusnya hingga semua data yang dikehendaki selesai.

Setelah semua selesai, sobat bisa klik preview result untuk melihat hasilnya. Yang terakhir adalah cetak file tersebut. Sobat silakan perhatikan gambar.

Pada gambar, silakan sobat klik finish & merge. Nah, disitulah letak file yang akan kita cetak. Bagaimana sobat, mudah bukan? Apabila sobat ingin mengeditnya, silakan sobat cari menu edit recipient list. Apabila masih kesulitan dan takut ada kesalahan, silakan diulangi saja langkahnya sama seperti di awal.

Semoga artikel sederhana ini memberi manfaat. Aamiin.